¿Cómo legalizar una importación con errores sin devolver la mercancía a la aduana?

Muchos importadores en Colombia se enfrentan a un dilema cuando detectan errores en sus declaraciones de importación como números de serie equivocados o descripciones incompletas pero la mercancía ya ha sido vendida o distribuida. ¿Es posible corregir estos errores sin tener que recuperar y presentar físicamente los productos ante la aduana?

En este artículo analizamos el reciente Concepto 1929 de noviembre de 2025 de la DIAN, que aclara las condiciones bajo las cuales puede obtener el levante de una declaración de legalización voluntaria sin necesidad de presentar físicamente la mercancía, protegiendo así la continuidad de su negocio.

¿Qué dice la DIAN sobre la presentación física en legalizaciones?

Según el Concepto 1929 de 2025, no es obligatorio presentar físicamente la mercancía para obtener el levante en una declaración de legalización voluntaria. La DIAN puede verificar la exactitud de la operación a través de los documentos de respaldo, el pago de impuestos y la información registrada en la declaración, sin necesidad de que el producto esté presente.

Esto es especialmente importante para empresas que ya han vendido o distribuido sus productos y no tienen control físico inmediato sobre ellos.

Requisitos para legalizar mercancía ya distribuida en Colombia

Si su mercancía ya se encuentra en diferentes puntos del país debido a ventas o distribución, puede presentar la declaración de legalización cumpliendo estos requisitos:

• Jurisdicción adecuada: Debe presentarse ante la dirección seccional de la DIAN donde radicó la declaración de importación original.
• Certificación escrita: Como importador, debe certificar por escrito ante la DIAN que los bienes están distribuidos en distintas partes del país.
• Facturas de venta: Si la mercancía fue vendida, debe aportar las facturas que vinculen los productos nacionalizados con los compradores.
• Sin modificar cantidades: Este beneficio no aplica si pretende legalizar mercancías diferentes o en mayores cantidades a las declaradas originalmente.

Plazos críticos para la legalización voluntaria

El tiempo es fundamental para evitar sanciones mayores o la incautación de la mercancía:

• 30 días calendario: Plazo contado desde el levante de la declaración inicial para corregir descripciones erradas, incompletas, sobrantes o mercancía diferente.
• Antes de cualquier intervención: Para subsanar otras causales de aprehensión, debe actuar de forma voluntaria antes de que la DIAN inicie procesos de control.

Advertencia importante: Si vencen los 30 días sin legalizar los excesos o sobrantes, la mercancía se considerará “no declarada”, lo que puede resultar en su incautación inmediata.

Errores que NO se pueden corregir con legalización voluntaria

Es importante saber que la legalización voluntaria NO sirve para corregir:

• El nombre de la agencia de aduanas
• El número o fecha de la factura comercial

Si el mandato aduanero no estaba vigente al momento de la operación, o si los documentos no corresponden a la realidad, su empresa podría incurrir en infracciones graves por uso indebido de sistemas informáticos.

Conclusión: Actúe rápido y con documentación completa

La normativa colombiana actual ofrece flexibilidad para corregir errores operativos sin paralizar su cadena de suministro, siempre que actúe dentro de los 30 días posteriores al levante. Sin embargo, la DIAN mantiene su facultad de realizar inspecciones físicas basadas en análisis de riesgo.

La clave del éxito está en mantener una trazabilidad documental impecable facturas y certificaciones que respalde la legalización cuando la mercancía ya no está bajo su control directo.

En Siacomex evaluamos si su caso califica para una legalización voluntaria sin presentación física y gestionamos toda la documentación requerida ante la DIAN.

Preguntas

¿Puedo legalizar una mercancía que ya le entregué a mi cliente? Sí, siempre que certifique por escrito su distribución y presente las facturas de venta que vinculen la mercancía con la declaración inicial.

¿Qué pasa si el error es en el serial de un producto? El Decreto 1165 de 2019 permite usar la legalización voluntaria para subsanar errores u omisiones en seriales, siempre que se haga dentro de los términos legales.

¿La legalización voluntaria siempre requiere pago de rescate? No necesariamente. Si se trata de una descripción errada o incompleta que no implique mercancía diferente, sobrantes o menor pago de tributos, no se debe acreditar el pago de rescate.

**¿Puedo presentar la legalización en cualquier ciudad?**No. Debe presentarse ante la Dirección Seccional de Aduanas donde se realizó la declaración inicial.

Muchos importadores en Colombia se enfrentan a un dilema cuando detectan errores en sus declaraciones de importación como números de serie equivocados o descripciones incompletas pero la mercancía ya ha sido vendida o distribuida. ¿Es posible corregir estos errores sin tener que recuperar y presentar físicamente los productos ante la aduana?

En este artículo analizamos el reciente Concepto 1929 de noviembre de 2025 de la DIAN, que aclara las condiciones bajo las cuales puede obtener el levante de una declaración de legalización voluntaria sin necesidad de presentar físicamente la mercancía, protegiendo así la continuidad de su negocio.

¿Qué dice la DIAN sobre la presentación física en legalizaciones?

Según el Concepto 1929 de 2025, no es obligatorio presentar físicamente la mercancía para obtener el levante en una declaración de legalización voluntaria. La DIAN puede verificar la exactitud de la operación a través de los documentos de respaldo, el pago de impuestos y la información registrada en la declaración, sin necesidad de que el producto esté presente.

Esto es especialmente importante para empresas que ya han vendido o distribuido sus productos y no tienen control físico inmediato sobre ellos.

Requisitos para legalizar mercancía ya distribuida en Colombia

Si su mercancía ya se encuentra en diferentes puntos del país debido a ventas o distribución, puede presentar la declaración de legalización cumpliendo estos requisitos:

• Jurisdicción adecuada: Debe presentarse ante la dirección seccional de la DIAN donde radicó la declaración de importación original.
• Certificación escrita: Como importador, debe certificar por escrito ante la DIAN que los bienes están distribuidos en distintas partes del país.
• Facturas de venta: Si la mercancía fue vendida, debe aportar las facturas que vinculen los productos nacionalizados con los compradores.
• Sin modificar cantidades: Este beneficio no aplica si pretende legalizar mercancías diferentes o en mayores cantidades a las declaradas originalmente.

El tiempo es fundamental para evitar sanciones mayores o la incautación de la mercancía:

• 30 días calendario: Plazo contado desde el levante de la declaración inicial para corregir descripciones erradas, incompletas, sobrantes o mercancía diferente.
• Antes de cualquier intervención: Para subsanar otras causales de aprehensión, debe actuar de forma voluntaria antes de que la DIAN inicie procesos de control.

Advertencia importante: Si vencen los 30 días sin legalizar los excesos o sobrantes, la mercancía se considerará “no declarada”, lo que puede resultar en su incautación inmediata.

Es importante saber que la legalización voluntaria NO sirve para corregir:

• El nombre de la agencia de aduanas
• El número o fecha de la factura comercial

Si el mandato aduanero no estaba vigente al momento de la operación, o si los documentos no corresponden a la realidad, su empresa podría incurrir en infracciones graves por uso indebido de sistemas informáticos.

La normativa colombiana actual ofrece flexibilidad para corregir errores operativos sin paralizar su cadena de suministro, siempre que actúe dentro de los 30 días posteriores al levante. Sin embargo, la DIAN mantiene su facultad de realizar inspecciones físicas basadas en análisis de riesgo.

La clave del éxito está en mantener una trazabilidad documental impecable facturas y certificaciones que respalde la legalización cuando la mercancía ya no está bajo su control directo.

En Siacomex evaluamos si su caso califica para una legalización voluntaria sin presentación física y gestionamos toda la documentación requerida ante la DIAN.

Preguntas

¿Puedo legalizar una mercancía que ya le entregué a mi cliente? Sí, siempre que certifique por escrito su distribución y presente las facturas de venta que vinculen la mercancía con la declaración inicial.

¿Qué pasa si el error es en el serial de un producto? El Decreto 1165 de 2019 permite usar la legalización voluntaria para subsanar errores u omisiones en seriales, siempre que se haga dentro de los términos legales.

¿La legalización voluntaria siempre requiere pago de rescate? No necesariamente. Si se trata de una descripción errada o incompleta que no implique mercancía diferente, sobrantes o menor pago de tributos, no se debe acreditar el pago de rescate.

**¿Puedo presentar la legalización en cualquier ciudad?**No. Debe presentarse ante la Dirección Seccional de Aduanas donde se realizó la declaración inicial.